Freitag, 14. Februar 2020

Smartstore Zoom!ng - DSGVO konforme Videokonferenzsoftware für den digitalen Arbeitsplatz in Zeiten von Corona

Smartstore Zoom!ng ist die professionelle Videokonferenzlösung der Wahl für Unternehmen weltweit. Smartstore Zoom!ng ermöglicht es Ihnen eine einfache und unkomplizierte, aber vor allem DSGVO-konforme Nutzung Ihrer Videokonferenz. Denn die Videokonferenzen können kostenpflichtig aber auch kostenfrei im Browser abgehalten werden, ohne dass es eines Downloads einer App bedarf.

Problem/Lösung

Die Corona-Pandemie reduziert derzeit nicht nur die Zahl der privaten Kontakte, es müssen auch neue Wege im geschäftlichen Umfeld aufgrund der Regelungen zur Social Distancing gefunden werden. Interne Meetings, aber auch Treffen mit Externen sind in der Regel nicht mehr vor Ort möglich.

Eine bereits früher genutzte Möglichkeit sind Telefonkonferenzen. Aber nicht alles kann über das Telefon gelöst werden, so dass nun in vielen Unternehmen die Zeit der Video- und Online-Konferenzen kommt, z.B. mit TeamViewer, Zoom oder Skype for Business (um nur einige der zahlreichen Anbieter zu nennen). Die Mitarbeiter können vom Heimarbeitsplatz aus teilnehmen und verlieren weder den Kontakt untereinander noch mit den Kunden.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen Smartstore Zoom!ng für die Lösung dieses Problems vorstellen.

Nutzen

Verwandeln Sie Ihr Wissen im Handumdrehen in Geld

Nutzen Sie Smartstore Zoom!ng, um den Zugang zu Ihren Videokonferenzen zu verkaufen und Ihr Fachwissen zu monetarisieren.

Sie entscheiden, für welche Videokonferenzen Sie eine Teilnahmegebühr erheben möchten oder nicht. Die Transaktionen könnten zum Beispiel über PayPal (oder weitere 100 Zahlungsoptionen) abgewickelt werden, so dass erst nach sicherer Zahlung Teilnehmer den Videokonferenzraum beitreten können.

Mit kostenpflichtigen Videokonferenzen können Sie…

einfach eine Teilnahmegebühr für ausgewählte Videokonferenzen, Webinare bzw. Veranstaltungen anfordern
Sie legen die Gebühr für jede Veranstaltung einzeln fest
Sie können beliebig viele kostenpflichtige oder kostenlose Videokonferenzen, Webinare bzw. Veranstaltungen gleichzeitig erstellen und verwalten
Sie verwalten alle Zahlungen von einem zentralen Ort aus
Ermutigen Sie interessierte Teilnehmer, sich für Ihre Videokonferenzen, Webinare bzw. Veranstaltungen zu registrieren, um nützliche Informationen über sie zu erhalten
Genehmigen, verweigern oder stornieren Sie die Anmeldung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen teilnehmen
Sie haben volle Kontrolle über Ihre Teilnehmer
Sie können für jede Veranstaltung Ihre Teilnehmer einzeln per Mail erreichen und die Teilnehme durch benutzerdefinierte Details, Videokonferenz-Ziel und Videokonferenz-Plan aufwerten
Mit dem Adressbuch können Sie Kontakte bearbeiten und entfernen, so dass Sie sie übersichtlich und aktuell halten können
Sie können neue Kontakte massenhaft über verschiedene Formate importieren, CSV, XML u.s.w
Sie können Ihre Teilnehmer in Gruppen zusammenfassen, um den Einladungsvorgang einfacher und effektiver, aber vor allem persönlicher zu gestalten
Sie sind in der Lage mit der Gruppen Funktion Kollegen, externe Berater und Ausbilder über das Rechtesystem Zugriffsrechte zu verwalten
Sie können Bilder, Musik, Videos, Dokumente und andere Medien einer bestimmten Gruppe freigeben
Sie können jede Videokonferenz bzw. Webinar individuell gestalten, so dass es zu Ihrer Marke und dem Ziel der Veranstaltung passt
Ihre Teilnehmer können über das vorhandene Wallet Guthabenkonto verwalten und diese für verschiedene Videokonferenzen, Webinare bzw. Veranstaltungen als Teilnahmegebühr nutzen, somit entfällt der ständige Check-out Prozess
Bieten Sie Rabatte für mehrfach gebuchte Videokonferenzen, Webinare bzw. Veranstaltungen an
Bieten Sie Bonuspunkte bzw. Belohnungs-Systeme an
Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, ob Daten erfasst werden und diese ggf. DSGVO- und EU Cookie-konform selbständig löschen
Sie haben Statistiken Ihrer kostenpflichtigen Veranstaltungen und können so herausfinden, welche Webinare bzw. Veranstaltungen besonders profitabel waren
Steigern Sie das Interesse an Ihrem Unternehmen, indem Sie auf Ihre zukünftigen Veranstaltungen hinweisen
Profitieren Sie von responsiven Design für perfektes SEO-Ranking und starke Performance auf jedem Endgerät
Verschiedene Themes je Multishop möglich
Professionelle Designvorlagen

Sie können neue Produkte vorführen und vermarkten.
Bringen Sie Ihr fachspezifisches Wissen zu Ihrer Zielgruppe. Erklären Sie, warum Ihr Produkt den Anforderungen Ihrer Kunden entspricht. Zeigen Sie Schritt für Schritt, wie es funktioniert. Generieren Sie mehr Umsatzchancen mit On-Demand- und automatisierten Videokonferenzen oder Webinaren und erweitern Sie diese mit fortschrittlichen und einzigartigen Inhalten. Lassen Sie Ihre Kunden während einer Live-Videokonferenz auf den Call to Action-Button klicken.

Sie können sich auf riesige Online-Events freuen.
Sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen und gehen Sie mit Ihrer Großkonferenz komplett online. Sie brauchen keine Räume mehr zu mieten oder Flüge zu buchen. Versammeln Sie dutzende von Vortragenden und Hunderte oder Tausende von Teilnehmern in einem einzigen virtuellen Konferenzraum.

Sie arbeiten im Vertrieb?
Sprechen Sie ausgewählte Interessenten an und pflegen Sie ihr Interesse an Ihren Produkten - egal ob es sich um ein Dutzend oder ein paar tausend Personen handelt. Präsentieren Sie Ihre Lösung für ihr Problem oder demonstrieren Sie, wie Ihr Produkt ihre Anforderungen erfüllt. Helfen Sie ihnen, eine informierte Kaufentscheidung zu treffen und sparen Sie Zeit, Mühe und Geld.

Sie arbeiten im Marketing?
Sprechen Sie Ihre Zielgruppe an und vermitteln Sie Ihre Botschaft. Erreichen Sie Menschen auf der ganzen Welt und steigern Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Marke. Demonstrieren Sie Ihr Know-how, bauen Sie Beziehungen auf und erhöhen Sie die Sichtbarkeit Ihres Unternehmens ohne Werbung. Gewinnen Sie wertvolle Einblicke von Ihren Teilnehmern und laden Sie sie zu weiteren Videokonferenzen und Webinare auf der Grundlage ihrer individuellen Interessen ein. Erstellen Sie hochwertige audiovisuelle Inhalte für Ihre Content-Marketing-Aktivitäten.

Sie sind Rechtsanwalt und möchten einen oder mehrere Mandanten gleichzeitig beraten?
Online-Rechtsberatung ist eine neuere Form der Rechtsberatung, bei der der Mandant ausschließlich oder zumindest hauptsächlich über das Internet mit dem Anwalt kommuniziert. Der rechtsuchende Bürger erhält unkomplizierte professionelle Beratung - idealerweise unabhängig von Tageszeit und Wohnort. Dies gibt Ihnen als Anwalt eine zusätzliche Möglichkeit, Mandanten zu gewinnen.

Sie sind Arzt und möchten online Fragen Ihrer Patienten im passwortgeschützten Bereich behandeln?
Warum nicht, in Zeiten von Corona genau das richtige. Die Idee, Patienten aus der Ferne zu behandeln und sie auf einfache und zeitsparende Weise mit Medikamenten zu versorgen, scheint sowohl bestechend als auch lukrativ zu sein, da der Online-Arzt keine Praxis unterhalten muss. Idealerweise könnten auch Patienten in strukturschwachen Regionen oder immobile Patienten medizinisch versorgt werden. Dies könnte einen wesentlichen Beitrag zur Überwindung des Ärztemangels z. B. in ländlichen Gebieten leisten.

Sie sind im Bildungsbereich tätig?
Schaffen Sie ein dynamisches, innovatives und motivierendes Lernumfeld für Teilnehmer aus aller Welt. Organisieren und verwalten Sie Präsentationen auf beliebigen Geräten. Präsentieren Sie Wissen interaktiv und berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Lernfähigkeiten der Teilnehmer. Illustrieren Sie Ihre Themen auf einer interaktiven Tafel und führen Sie F&A-Runden durch. Messen Sie den Fortschritt der Teilnehmer mit bewerteten Tests und analysieren Sie Anwesenheits- und Teilnahmestatistiken.

Möchten Sie Trainings und Weiterbildungen in Ihr Unternehmen einführen?
Nehmen Sie Kontakt zu potenziellen Mitarbeitern auf der ganzen Welt auf und führen Sie Interviews und Schulungen durch. Schulen Sie beliebig viele Mitarbeiter, ohne Ihr Büro zu verlassen. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit Ihren Inhalten und stellen Sie sicher, dass alle auf dem neuesten Stand sind und die gleichen Standards befolgen. Sparen Sie eine Menge Geld, das Sie bisher für Reisekosten ausgeben mussten.

Features

Welche Features bzw. Funktionen sind in Smartstore Zoom!ng für Sie als Moderator nutzbar?

Für Moderatoren maßgeschneiderte Werkzeuge
Zu diesen Funktionen gehören Audio- und Videofunktionen in Echtzeit, Präsentationen und Bildschirmfreigabe sowie Tools für die Zusammenarbeit wie Whiteboard, gemeinsame Notizen, Einberufungs- und Breakout-Räume. Smartstore Zoom!ng kann Ihre Sitzungen für die spätere Wiedergabe aufzeichnen.

Live-Whiteboard für Moderatoren und Gruppen
Wenn Sie das Whiteboard-Tool im Smartstore Zoom!ng verwenden, werden Ihre Teilnehmer automatisch mit Echtzeit-Anmerkungen versehen. Moderatoren haben auch die Möglichkeit zu zoomen, zu markieren, zu zeichnen und auf Präsentationen zu schreiben, um ihre Punkte für die Teilnehmer deutlicher hervorzuheben.

Jeder Teilnehmer kann seine Webcam mit anderen teilen
Die Anzahl der Webcams, die Sie in einer Sitzung gemeinsam nutzen können, ist nur durch die Bandbreite begrenzt.

Weitere Funktionen.

Aufnahme und Wiedergabe: Smartstore Zoom!ng kann Ihre Sitzungen für die spätere Wiedergabe durch die Teilnehmer aufzeichnen.
Audio: Benutzer von Chrome- und Firefox-Browsern profitieren von qualitativ hochwertigem WebRTC-Audio mit niedriger Latenzzeit.
Emoji: Die Teilnehmer können die Hand heben und Emoji-Symbole für Feedback verwenden.
Live-Untertitelung: Sie können Live-Untertitel für Teilnehmer eingeben. Diese Untertitel werden später als Untertitel in den Aufnahmen erscheinen.
Whiteboard: Mit den Whiteboard-Steuerelementen können Sie wichtige Teile Ihrer Präsentation mit Anmerkungen versehen.
Präsentation: Sie können jede PDF-Präsentation oder jedes MS-Office-Dokument hochladen. Mit Smartstore Zoom!ng bleiben alle mit Ihrer aktuellen Folie, dem Zoom, dem Schwenk, den Anmerkungen und dem Mauszeiger synchronisiert.
Umfragen: Sie können jederzeit eine Umfrage unter den Teilnehmern durchführen, um das Engagement zu erhöhen.
Nebenräume: Sie können die Teilnehmer gruppieren und in Nebenräumen (vollständige Zoom!ng-Sitzungen) platzieren, um ihnen eine bestimmte Anzahl von Minuten für eine bessere Zusammenarbeit zu geben.
Screen Sharing: Sie können Ihren Desktop an alle Teilnehmer übertragen, damit diese ihn sehen können.
Webcam: Mehrere Teilnehmer können ihre Webcam gleichzeitig benutzen. Es gibt keine eingebaute Begrenzung der Anzahl gleichzeitig aktiver Webcams.
Chat: Sie können mit den Teilnehmern über öffentliche und private Chats interagieren.
Screen Reader: Teilnehmer/innen mit Sehbehinderungen können mit dem JAWS Screenreader mit Smartstore Zoom!ng interagieren.
Moderator Sitzung: Beschränken Sie die Teilnehmer an einer Sitzung, bis der Moderator der Sitzung beitritt
Polling: Fragen Sie Ihre Benutzer jederzeit ab
Umfragen: Starten Sie Benutzerdefinierte Umfragen
Dateien hochzuladen: Als Präsentator haben Sie die Möglichkeit Dokumente hochzuladen
Externes Video teilen: Sie können während der Präsentation externe Videos teilen
Sprachen: Über 25 Sprachen lokalisiert (einschließlich Mandarin, Kantonesisch und Arabisch)
Browser: HTML5 / Web-Client, der sowohl für alle gängigen als auch für mobile Browser reibungslos funktioniert

Sicherheit

Die DSGVO schreibt einen “Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen” vor (Art. 25 DSGVO). In der Praxis müssen Sie daher die folgenden zwei Punkte schon bei der Auswahl des passenden Konferenzdienstes beachten:

EU-Dienste vorziehen: Gehen Sie immer den sichersten Weg und wenn z. B. ein Dienst aus den USA und ein gleichwertiger Dienst aus der EU zur Auswahl stehen, wählen Sie lieber den Dienst aus der EU.

Sind Videokonferenzen überhaubt sicher? Ich habe was vom „Zoombombing“-Phänomen gelesen, was steckt dahinter?
Ja richtig, dieser Begriff wurde von Elon Musk geprägt, er untersagt allen Mitarbeitern von SpaceX die Verwendung der Video-App Zoom. Er hat Sicherheitsbedenken und er hat recht, denn: Der Windows-Client von Zoom legt die Log-in-Daten seiner Nutzer offen! Darüber hinaus gibt Zoom die Daten aller Nutzer an Facebook weiter, auch wenn die sich nicht mit ihren Zugangsdaten dort angemeldet haben. Dieses Verhalten ist nicht DSGVO konform.

Ist Smartstore Zoom!ng sicherer? Und kann ich meine Instanz hinter einer Firewall konfigurieren, um einen besseren Schutz zu gewährleisten?
Absolut. Wenn es eine Firewall zwischen Ihren Benutzern und dem Smartstore Zoom!ng-Server gibt, dann müssen Sie die Firewall zunächst so konfigurieren, dass bestimmte TCP/UDP-Verbindungen von externen Clients an den internen Smartstore Zoom!ng-Server weitergeleitet werden; andernfalls können die Benutzer nicht auf Smartstore Zoom!ng zugreifen.

Das ist wahrscheinlich ein bisschen zu technisch, aber keine Sorge, wir helfen Ihnen gern. Sie können uns aber auch mit der Planung, Installation und Konfiguration beauftragen.

Wir möchten gerne Smartstore Zoom!ng DSGVO konform nutzen, ist das möglich?
Wenn Sie eine maßgeschneiderte, skalierbare, DSGVO Konforme und zuverlässige Videokonferenz- Lösung benötigen, können wir diese für Sie bereitstellen. Bestimmte Unternehmen benötigen eine Lösung, die über das Standardprodukt hinausgeht. Ob es sich um eine höhere Kapazität der Videokonferenz oder eine Private-Label-Lösung handelt, wir haben die Lösung für Sie. Skalierbarkeit ist unser zweiter Vorname. Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, was Smartstore Zoom!ng für Sie und Ihr Unternehmen tun kann.

Weitere Datenschutzhinweise für Videokonferenzen finden Sie hier: https://bit.ly/39IwOWf

Wo sollte mein Smartstore Zoom!ng Cloud-Server stehen – und was sagt die DSGVO?
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die alle Unternehmen und Organisationen bis zum 25. Mai 2018 umgesetzt haben, regelt den Schutz personenbezogener Daten auf europäischer Ebene. Dies gilt auch für die Speicherung und Verarbeitung solcher Informationen auf Servern und Speichersystemen in Cloud-Servern, auch außerhalb der EU, sofern der Verantwortliche seinen Sitz in der EU/EWR hat. Also ja, Ihre Smartstore Zoom!ng Cloud-Server Instanz sollte im Euroraum gehostet werden.

Dürfen die Server für Smartstore Zoom!ng auch außerhalb der EU stehen?
Ja natürlich, Sie können selbst entscheiden wo Ihre Smartstore-Zoom!ng-Server-Instanz gehostet wird. Wir schlagen vor für Ihre Smartstore Zoom!ng Veranstaltungen EU-Server-Anbieter, Anbietern aus einem Drittland vorzuziehen, da diese sich im Anwendungsbereich der DSGVO befinden.

Weitere Sicherheitseinstellungen

SSL-Unterstützung
Zugriffsrechte für Mitarbeiter
Honeypot-Funktion für Registrierungs- und Kontaktformular
IP-basierte Zugriffsbeschränkung auf den Adminbereich
Captchas auf allen Interaktionsseiten
Verschlüsselung sensibler Daten per private key
Menüsteuerung über Zugriffsliste
Zugriffsbeschränkungen für Kunden

Technik

Ich habe irgendwo gelesen das man Smartstore Zoom!ng in einer Hosted-Private-Cloud betreiben sollte, was soll das nutzen?
Wenn Unternehmen Cloud-Computing nutzen wollen, müssen sie zunächst eine grundlegende Entscheidung treffen: Sollen Daten und Prozesse in einer Private-Cloud, einer Hosted-Private-Cloud, oder in der Public-Cloud verarbeitet werden? Letztere bietet zum Beispiel kostengünstigen Speicherplatz in der Cloud. Wer jedoch auf ein Mehr an Sicherheit setzen will, nutzt lieber eine Hosted-Private-Cloud.

Welches konkrete Nutzen haben wir außer der Sicherheit?
In den letzten Jahren haben sich die Möglichkeiten der Nutzung von Cloud-Computing nicht nur auf reine Online-Speicherung, sondern auf die Abbildung ganzer Prozesse ausgedehnt. Dies ermöglicht den Nutzern eine ungeahnte Bandbreite an Möglichkeiten.

Zeitnahe Skalierbarkeit von Smartstore Zoom!ng: Smartstore Zoom!ng in der Hosted-Private-Cloud ist dynamisch und daher innerhalb kurzer Zeit auf- und abwärts skalierbar. Das ist sehr wichtig, wenn Sie sich kurzfristig für eine größere Videokonferenz entscheiden. Der Vorteil, ihre Hosted-Private-Cloud können Sie zeitnah an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen.
Keine Investitionskosten für Server-Hardware: Feste Investitionskosten und Risiken werden in variable Kosten umgewandelt, wobei Kosten und Nutzen dem tatsächlichen Bedarf entsprechen (verbrauchsabhängige Abrechnung). Es besteht keine Notwendigkeit, in Überkapazitäten für Spitzenlasten zu investieren.
Erhöhte Datensicherheit durch Cloud-Computing: Das professionelle Sicherheitsmanagement wird vom Anbieter nach dem 24/7-Prinzip durchgeführt. Die Daten werden in großen, professionell geschützten Rechenzentren gespeichert.

Und welcher Hosted-Private-Cloud Provider ist die richtige für mich?
Die Wahl des Cloud Providers liegt letztlich beim Ihnen, denn es gibt kein besser oder schlechter, der Anwendungsfall ist entscheidend.

Hier ein Überblick über die wichtigsten deutschen Anbieter von Cloud-Lösungen.